Gestão integrada: o que é e quais os benefícios para sua equipe de campo?

A gestão comercial pode se beneficiar bastante quando conta com uma comunicação ágil, visibilidade dos processos e controle sobre as equipes de campo. Uma técnica poderosa para construir esse cenário é a gestão integrada. Você conhece os benefícios dessa ferramenta?

Durante muito tempo, a integração entre o serviço de campo e o backoffice não era nada fácil, pois não havia a tecnologia para otimizar a comunicação. Porém, hoje, a combinação entre sistemas e aplicativos de gestão cria as condições ideais para implementar o modelo. Logo, traz um excelente retorno devido à importância da gestão comercial nos resultados da empresa.

Neste artigo, você entenderá as principais características da gestão integrada e terá um direcionamento para aplicá-la na sua empresa. Continue a leitura!

O que é gestão integrada?

A gestão integrada é fruto de uma técnica de administração em que unimos áreas, equipes, temas, departamentos, etc. Com isso, buscamos economizar recursos, tratar problemas em comum e agilizar a troca de informações.

É a técnica de gestão oposta à diferenciação. Nesta segunda, identificamos particularidades e tentamos desdobrar os setores e atividades para que sejam cada vez mais específicos.

Ambas têm as suas utilizações nas empresas. Por exemplo, as organizações costumam diferenciar áreas técnicas, como jurídico, contábil e financeiro, mas mantém áreas em comum integradas, como treinamento e desenvolvimento de pessoas.

No caso da comunicação entre setores, é muito importante alcançar o máximo de integração possível. Afinal, buscamos justamente agilidade e eficiência na troca de informações, bem como que todos estejam na mesma página sobre os assuntos.

Um bom exemplo é o field service. O backoffice precisa acompanhar o que acontece em campo e orientar as ações das equipes. Logo, se tanto o colaborador em serviço externo como o gestor atuam no mesmo software, ambos dispõem das informações para darem a sua contribuição.

Quais são os principais benefícios da gestão integrada?

Ao ser aplicada na gestão de equipes externas, a integração será uma vantagem competitiva relevante para a empresa. Afinal, a comunicação entre gestor e equipe faz toda a diferença nesse modelo de negócios. Confira os principais benefícios!

Visão sistêmica da equipe

Com a integração, o gestor consegue enxergar as responsabilidades e atividades delegadas para cada time, bem como os resultados entregues. Assim, pode avaliar como cada unidade afeta o todo.

Um exemplo é acompanhar a localização dos times para determinar onde está a equipe e poder reorganizar o trabalho, sempre que for necessário.

Essa visão do sistema é fundamental para, diante de um problema, entender quais são as suas causas. É uma equipe ou atividade específica? É uma dificuldade de todos ou da maioria das partes?

Melhoria na gestão do tempo

Um bom sistema de gestão integrada consegue atingir o nível da comunicação em tempo real. Isto é, as informações do que acontece em campo são continuamente atualizadas e disponibilizadas para o gestor.

Com isso, há diversos ganhos de tempo. Afinal, nenhuma das partes têm o fluxo de trabalho bloqueado por não ter o conhecimento para agir.

Além disso, o gestor consegue acompanhar como as equipes utilizam o tempo no serviço de campo. É possível saber quanto tempo foi gasto em serviço, no escritório e em deslocamento, por exemplo, buscando otimizações.

Monitoramento das atividades

O andamento das atividades também se torna uma informação compartilhada entre os interessados. Isso é feito com a combinação entre aplicativo e plataforma online.

No aplicativo, o colaborador tem seu meio de contato com o backoffice. Lá, ele vai receber os briefings, dar andamento às ordens de serviço, enviar e receber informações, etc. Por sua vez, a plataforma centraliza as informações das diferentes equipes e serve de central de comando para o gestor.

A integração pode ser realizada mesmo que o celular esteja offline. Nesse caso, as informações são armazenadas no dispositivo móvel e sincronizadas com o software de gestão assim que a conexão for retomada.

Comunicação otimizada

O backoffice e o serviço de campo trabalham no mesmo ambiente virtual, conforme as autorizações fixadas. Logo, sempre que uma parte completa suas tarefas, o sistema atualiza as informações e disponibiliza as mudanças para todos.

Perceba que essa integração evoluiu junto com a tecnologia de cada momento. No passado, o gestor precisaria aguardar o retorno à empresa para ter informações sobre vendas, conclusão do serviço, receita gerada, valores, etc.

Mais à frente, já foi possível transmitir por telefone. E, atualmente, o software funciona como um ambiente compartilhado e integrado para os responsáveis pela operação.

Padronização dos processos

Como todos atuam na mesma tecnologia, os padrões utilizados são iguais. Se o colaborador “A” pretende enviar um formulário de visita preenchido, ele seguirá o passo a passo definido pelo software, que será idêntico ao realizado pelos profissionais “B”, “C” e “N”.

A padronização torna os processos conhecidos e previsíveis. Além disso, o produto do processo estará dentro de critérios de qualidade.

Por exemplo, o gestor tem segurança sobre quais informações serão coletadas e estarão disponíveis. O que poderia não ocorrer se cada um fizer do seu jeito, e o resultado for incerto.

Como implementar a gestão integrada?

A implantação da gestão integrada deve começar por uma autoavaliação. Afinal, o serviço de campo e o backoffice podem estar em diferentes estágios. Depois de fazer essa reflexão, algumas boas práticas são as seguintes.

Identifique as barreiras de comunicação

Para começar, o gestor pode levantar quais são as principais dificuldades para a comunicação entre o backoffice e os colaboradores em campo. Tarefas manuais, não ter um canal definido e o tempo que leva para o gestor receber as informações são alguns exemplos.

Defina o fluxo de trabalho

Também é importante fixar o que e quando algo deve ser comunicado, dentro do fluxo de trabalho. Por exemplo, a empresa não terá uma câmera filmando cada ação do vendedor externo, mas é importante saber quando ele chegou, quanto tempo passou na visita, qual foi resultado, que tarefa foi realizada, etc.

Centralize a comunicação

Outra maneira de aumentar a integração é escolher quais serão os canais. Hoje, a melhor prática é ter tanto os andamentos dos processos como opções de chat com a equipe de campo em uma única plataforma.

Utilize a tecnologia

Existe um padrão por trás das ações de integração que é o uso da tecnologia. Na prática, ela aproxima o backoffice do serviço de campo, ainda que exista distância física entre eles.

O gestor, por exemplo, não está junto à equipe para saber onde ela se localiza. Porém, pode usar a tecnologia de geolocalização para obter essa informação, estando mais integrado ao time.

Canais de comunicação, fluxos de trabalho, agenda, formulário, todo o controle pode ocorrer em um único local, com um sistema de gestão integrado. Isso é feito por meio de uma plataforma que centraliza o trabalho e que pode ser acessada por todos, usando diferentes dispositivos, como celulares e computadores.

O software é igualmente uma forma de integrar a gestão de equipes com outros setores da empresa. É comum, por exemplo, que as informações geradas no comercial, como vendas e receita, também sejam interessantes para análise da administração, marketing, contabilidade e financeiro. Logo, podem ser compartilhadas.

Sendo assim, a tecnologia viabiliza a gestão integrada por meio de sistemas em que as informações estão amplamente disponíveis. Logo, é o primeiro passo para tirar a integração do papel, sendo mais ágil e eficiente na gestão de equipes externas.

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