Use a tecnologia como aliada no gerenciamento de equipes externas

O gerenciamento de equipes externas pode apresentar características que dificultam o trabalho do gestor, como a falta de visibilidade sobre os processos e a ausência de supervisão presencial do time. Mas, com a tecnologia, conseguimos excelentes resultados, otimizando a administração do serviço de campo.

Na prática, a tecnologia traz inúmeros facilitadores para as atividades do gestor. Assim, a partir de ferramentas que removem limitações e criam oportunidades, o líder consegue resolver problemas e ser mais efetivo em seu trabalho.

Logo abaixo, abordamos como impactar o gerenciamento de equipes com base nas soluções de inovação atuais. Não deixe de conferir!

Os desafios do gerenciamento de equipes externas

Vendas externas, prestação de serviço em campo, entregas e outras atividades de campo apresentam desafios em todas as etapas do ciclo de gestão.

No planejamento, pode ser difícil entender a situação, uma vez que o gestor está no back-office e conta com as informações fornecidas da equipe. E elas frequentemente são imprecisas.

Já a execução vê a falta de uma comunicação eficiente e as dificuldades para ter informações sobre o que, onde e como o serviço está sendo realizado como obstáculos.

A seguir, é bem complicado mensurar a produtividade sem acompanhar o desempenho de perto e com dados insuficientes. Ademais, em muitos casos, o gestor só saberá do andamento do fluxo de trabalho quando a equipe entrar em contato com a empresa ou retornar do serviço de campo.

Por fim, o gestor tem dificuldades para obter os feedbacks sobre os serviços e ajustar as atividades. O que foi feito? Com que qualidade? A que custo? Tudo isso é difícil de acompanhar, ainda mais se contarmos com formulários físicos, planilhas e tarefas manuais.

Os facilitadores da tecnologia

A tecnologia melhora o gerenciamento de equipes externas em diversos aspectos. Veja algumas práticas apoiadas em tecnologia.

Criar um plano de ação

A tecnologia permite que o gestor planeje as atividades com muito mais eficiência. Várias soluções vão intervir nessa etapa, por exemplo:

• ordens de serviço, prazos, metas e tarefas digitais: permite emitir e detalhar o que a equipe precisa fazer e inserir a responsabilidade em um fluxo de trabalho virtual;
• agenda dinâmica: funciona como um calendário atualizado automaticamente com as mudanças;
• automação de tarefas: a maioria das atividades repetitivas podem ser assumidas pela tecnologia, enxugando a quantidade de rotinas do gestor;
• dashboards: traz todas as informações essenciais para o gestor em painéis;
• workflow: reúne as etapas do trabalho, inclusive, com possibilidade de personalização.

Perceba que, com essas ferramentas, o gestor pode criar um plano de ação e inseri-lo de forma detalhada em um software, com metas, fluxo de trabalho, cronograma, etc. Além disso, ele estará disponível para todos os interessados.

Monitorar e acompanhar as equipes

O monitoramento acontece principalmente pela geolocalização e o uso de aplicativos móveis. A geolocalização consiste em identificar onde a equipe ou o colaborador está, utilizando o GPS. Essa informação pode ser exibida como um ponto no mapa, facilitando a capacidade de entender a posição de cada uma das equipes.

Já o aplicativo é o mecanismo de coleta de dados sobre as equipes. Diversas ações podem ser executadas para facilitar o controle:

• sinalizar o andamento de uma tarefa;
• enviar fotos, vídeos e formulários digitais;
• realizar autenticações;
• enviar os dados de geolocalização.

O gestor tem acesso ao que o colaborador faz em tempo real. Logo, fará a supervisão com eficiência, mesmo a distância.

Ter um canal de comunicação eficiente

A comunicação se torna mais eficiente. Por exemplo, o aplicativo pode estar integrado à plataforma online. Isto é, ambos se comunicam o tempo todo. Além disso, é possível ter um único canal, como trocar mensagens dentro da plataforma de gestão.

Assim, o colaborador recebe aquilo que necessita para realizar as tarefas, como informações sobre clientes, serviços, prazos, etc. pelo aplicativo. Por outro lado, o gestor tem dados para entender a situação e tomar decisões.

Contar com soluções de tecnologia para inteligência

Por fim, a tecnologia traz inteligência para o gerenciamento de equipes. A todo momento são coletados dados, gerando relatórios e atualizando indicadores de desempenho. Sem contar as oportunidades de análise, como a sugestão de visitas com alta probabilidade de fechar a venda por inteligência artificial.

Mencionamos diferentes soluções de inovação. No entanto, apesar das aparências, não estamos falando de recursos separados entre si, mas de ferramentas que podem ser integradas em um único sistema de gestão.

Aqui na FieldLink, tornamos o gerenciamento de equipes externas muito mais fácil e otimizado com o auxílio da tecnologia. Isso é feito com uma plataforma que centraliza todas as ferramentas que os gestores necessitam para fazer um excelente trabalho.

Aplicativo móvel, formulários e relatórios digitais, troca de mensagens, controle de agenda, fluxo de trabalho e tarefas, etc., todos os recursos para melhorar a gestão do field service estarão concentrados e conversando entre si. Além disso, a “central de comando” é bem simples e intuitiva para usar no dia a dia.

Sendo assim, a implantação da tecnologia para fazer o gerenciamento de equipes externas pode ser feita rapidamente. Tudo o que é preciso estará concentrado em uma única plataforma, e você pode colocar as ferramentas em funcionamento imediatamente.

Para entender como a tecnologia afetará a produtividade da sua equipe, confira nosso conteúdo específico sobre o assunto e melhore a gestão do serviço de campo!