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Saiba o que é e como fazer a organização do território de vendas na sua empresa

Uma das tarefas mais importantes da gestão de equipes externas é a organização do território de vendas. Esse planejamento determina como vamos empregar o tempo e esforço dos times para atingir as metas de negócios.

O principal desafio é a otimização. Em um processo, o conceito se refere à situação em que as entradas são minimizadas e as saídas maximizadas, de modo que o fluxo de trabalho gera a melhor produtividade possível: o máximo de receita de vendas com a menor despesa.

Então, para melhorar os resultados na sua empresa, continue a leitura deste conteúdo e entenda como dividir territórios de vendas de forma mais adequada!

O que é organização do território de vendas?

Organizar o território de venda consiste em delimitar o campo de atuação de uma venda ou grupo de vendedores, tendo como base clientes ou áreas geográficas. Logo, é uma das principais decisões de alocação de força de trabalho na gestão de equipes externas.

Por isso, as atividades não podem ser realizadas de forma aleatória e informal, pois todas as decisões causam impacto financeiro, como custos com transporte, perda de oportunidades de venda e retrabalhos. Além disso, o planejamento precisa se adaptar às metas que serão perseguidas pelos vendedores.

Quanto à importância dos cuidados com a organização do território de vendas, um processo otimizado é capaz de lidar com inúmeros desafios:

  • evitar o excesso de pessoas na mesma atividade;
  • cuidar para ter vendedores suficientes para cobrir todos os clientes em uma área definida;
  • diminuir a demanda por transporte e deslocamento da equipe;
  • definir prioridades entre as tarefas e clientes;
  • maximizar a quantidade de atendimentos por deslocamento;
  • minimizar atrasos e ausências de atendimento;
  • gerir o tempo com eficiência, inclusive, reduzindo horas extras.

O planejamento e divisão dos territórios de vendas deve ser uma prioridade, tendo em vista o impacto na produtividade e resultados.

Como fazer a organização do território de vendas de forma mais adequada?

A organização do território de vendas não é difícil do ponto de vista de documentação das atividades, pois os itens a serem preenchidos podem ser encontrados em um plano de vendas. O desafio é a tomada de decisão, em que, diante de escolhas com ganhos e perdas, devemos definir o que é melhor em cada situação. Confira as boas práticas!

Separe os diferentes objetivos e metas de venda

Precisamos entender quais são os objetivos da equipe de vendas. Os profissionais vão prospectar novos contratantes? Fazer a demonstração do produto? Positivar uma venda? Tentar uma venda adicional?

Os objetivos estão relacionados à etapa do relacionamento do cliente com a empresa, e dentro deles haverá metas. Se o vendedor vai a campo com a missão de positivar vendas, por exemplo, espera-se um certo número de sucessos e uma determinada taxa de conversão.

Comece listando os objetivos e metas que fazem sentido para o modelo de atuação da sua empresa. Desenhar o funil de vendas, por exemplo, é uma das maneiras de fazer isso, relacionando as etapas a resultados-chave.

Conheça a fundo as regiões e pontos de vendas da empresa

Mapear as regiões e pontos de venda da empresa é o passo seguinte. As informações mais importantes que você deve levantar são as seguintes:

  • locais de atuação (cidade, bairro, ruas);
  • endereço ou localização de clientes, leads, prospects, etc.;
  • objetivo associado a cada pessoa (prospectar, qualificar, vender, fidelizar, etc.) e tempo de atendimento previsto;
  • pontos-chave na região, como locais de estacionamento, alimentação, reabastecimento, etc.

Utilize um mapa digital da região e faça as marcações correspondentes aos clientes, visualizando onde estão localizados. Depois, estude a região e ouça os feedbacks de seus vendedores sobre as características da área.

Faça a estruturação da equipe de vendas

A estruturação é a etapa em que vamos unir as informações anteriores, associando o território com os objetivos, metas e estratégia. Em primeiro lugar, conheça os três critérios para montagem da equipe:

  • região — uma área de atuação é definida, e todos os clientes daquela região são cobertos pelo time ou vendedor responsável;
  • produto — a empresa tem vários produtos na linha, e a distribuição de tarefas ocorre conforme aquele que será vendido;
  • cliente — a equipe ou vendedor está associada a um determinado cliente.

A estratégia utilizada pode ou não combinar fatores. Confira eles com mais detalhes abaixo:

Região

Para usar regiões geográficas, o ideal é verificar quais atividades serão realizadas e o tempo necessário em cada uma delas. Se, por exemplo, temos dez visitas em um conjunto de ruas próximas, somamos o tempo previsto para cada atendimento conforme as tarefas que serão realizadas.

Depois, comparamos com a capacidade produtiva do vendedor ou equipe, ou seja, quantos atendimentos eles conseguem fazer naquela área. Se o resultado ficar acima das possibilidades da força de trabalho, alocamos mais pessoas ou aumentamos o número de vezes em que o local será visitado por semana, mês, trimestre, etc.

Se ficar abaixo da capacidade da equipe ou vendedor responsável, vamos conectar a região com uma área próxima, expandindo os locais em que o profissional vai atuar ou planejando o deslocamento.

Produto

A divisão por produtos é usada principalmente quando temos opções em catálogo, e elas são destinadas a pessoas diferentes. Assim, dentro da região, haverá pessoas para o produto “A” e outras para o produto “B”. Logo, uma das formas de como dividir o território é estabelecer vendedores específicos para cada um deles dentro da região.

Cliente

A divisão por cliente costuma ser adotada para organização do território de vendas quando existe algum tipo de exclusividade. Um exemplo é vincular um cliente a um vendedor que já tenha uma boa relação com ele. Assim, quando o vendedor for trabalhar na região ou em uma região próxima, valeria a pena ajustar a rota de visitas para que ele seja atendido.

Podemos dizer que a abordagem puramente por região costuma ser priorizada no topo do funil. Como há mais pessoas para conhecer o produto, é mais fácil esgotar o atendimento em toda uma área com o vendedor abordando todas as pessoas.

Com o passar do tempo, a quantidade de atendimentos por região será reduzida, o produto e cliente se tornam bons critérios para distribuir as oportunidades. Logo, entra a questão da inteligência de montar as agendas dos vendedores, cobertura de vendas e rota de visitas comerciais para otimizar os recursos.

Utilize a tecnologia a favor do negócio

A tecnologia se tornou indispensável para organização de territórios de vendas, porque a atividade está cada vez mais dinâmica. Na prática, precisamos de recursos para visualizar onde está a força de trabalho, os trajetos, os clientes e demais informações.

Além disso, as soluções de inteligência artificial podem ser utilizadas para cruzar dados de histórico de vendas, vendedores e relacionamento com os clientes, gerando dados úteis para otimizar a estratégia de vendas.

Um exemplo é a indicação de visitas realizada pelo FieldLink, que oferece a indicação de clientes com chances altas de fechar negócios dentro da área em que o vendedor vai atuar, com base nos dados coletados pela empresa.

Quais são os benefícios da organização do território de vendas?

Saber como dividir os territórios de vendas e contar com o apoio de uma empresa para obter a tecnologia necessária traz diversos benefícios. A maioria deles está relacionada aos resultados financeiros. Confira!

Otimizar o tempo das equipes

A organização melhora a distribuição do tempo das equipes. Um bom exemplo são relatórios sobre o tempo em deslocamento, no escritório e em atendimento, que ajudam a verificar os impactos das medidas em termos de tempo e custos de transporte.

Reduzir custos

A visibilidade gerada pela tecnologia facilita a organização dos territórios para reduzir as despesas de vendas. Horas extras, retrabalhos, perdas de oportunidades e deslocamentos são alguns focos de despesa diretamente afetados.

Gerar novas oportunidades

Também podemos usar a tecnologia para acompanhar o progresso dos vendedores nos territórios, adotando estratégias conforme o momento da região. Assim, por exemplo, em momentos de baixa nas vendas, podemos realocar o time para aumentar as prospecções e leads, enquanto outros podem demandar uma atuação mais ligada à fidelização.

Tornar operações viáveis economicamente

O planejamento melhora o retorno das regiões para que sejam superiores aos custos necessários para que ela seja atendida. Para isso, verificamos a receita gerada e fazemos ajustes na quantidade de vendedores e número de visitas, entendendo a quantidade de esforço viável para investir na região.

Com boas práticas de organização do território de vendas e a tecnologia especializada, você contará com os instrumentos mais adequados para otimizar os processos. Lembre-se, portanto, de considerar o valor agregado pelas soluções de terceiros, em busca da parceria ideal para sobrevivência e crescimento do seu negócio.

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