Como fazer o controle de jornada de trabalho da equipe de campo?

O controle de jornada pode ser um desafio na gestão de serviços externos. Afinal, a entrada, saída e intervalos no trabalho acontecem frequentemente quando a pessoa já está na rua.

Além disso, existem motivos ligados à legislação e à administração da empresa para realizar um gerenciamento efetivo do tempo. Inclusive, o ideal é sempre contar com a tecnologia nesse processo.

Entenda o que é controle de jornada e por que sua empresa precisa dela!

O que é controle de jornada?

O controle de jornada é o processo de registrar e acompanhar os horários de trabalho efetivamente cumpridos pelo colaborador. Assim, junto à entrada e saída de serviço, devemos ter anotações claras dos eventos ocorridos no dia a dia, como horas extras e intervalos.

Nas empresas, o fechamento das horas de trabalho acontece em períodos mensais. É quando, na maioria dos casos, verificar se há descontos ou valores a mais para serem pagos, tendo em vista os serviços prestados pelo colaborador.

No controle da jornada de campo, o colaborador realiza as marcações remotamente. Por isso, existe o desafio de confirmar se as informações enviadas, como início e final do trabalho, horas extras e intervalos, são verdadeiras.

Por que é importante cuidar desse assunto?

As informações registradas pelo controle de jornada tem as finalidades de prova e de gestão. No primeiro caso, usamos documentos para que, em caso de questionamentos administrativos ou judiciais, a empresa possa demonstrar quanto o colaborador trabalhou.

No segundo, buscamos melhorar o desempenho das pessoas. Afinal, temos dados sobre o tempo que elas gastam no trabalho e podemos cruzar essa informação com a produção no período.

Reduzir problemas na justiça trabalhista

Não são poucas as situações em que uma jornada de trabalho bem documentada pode livrar a empresa de problemas jurídicos, por exemplo:

• divergências sobre pagamento de horas extras;
• alegações de carga de trabalho acima do previsto em contrato;
• pedidos baseados na sobrecarga do trabalhador, ou seja, de trabalho acima dos limites da lei;
• discussões sobre descontos no pagamento ou férias devido a faltas.

Um ponto importante é que existe um entendimento jurídico de inversão do ônus da prova. Isto é, em vez de o colaborador ter de provar que trabalhou mais que o devido, a empresa tem de entregar os documentos, mostrando que a jornada estava correta. Por isso, tenha muita atenção!

Controlar e analisar a produtividade dos funcionários

O controle de jornada de trabalho permite que você entenda como o colaborador gasta o tempo em serviço. 

Por exemplo, se um colaborador, na mesma quantidade de horas, entrega menos tarefas que os demais, há indícios de uma produtividade abaixo do esperado. Em resumo, as variações de tempo e produção demonstram a performance.

Oferecer mais segurança e bem-estar ao colaborador

Outra vantagem é saber se as pessoas não estão trabalhando acima do razoável para saúde ou segurança no trabalho. Um exemplo é o risco de acidentes de trabalho se as pessoas estão sobrecarregadas e exaustas pela quantidade de horas extras.

O que diz a legislação sobre o controle de jornada para trabalhadores externos?

As regras trabalhistas sobre controle de jornada de campo costumam levar muitos empregadores a erro. O art. 62 da CLT diz o seguinte:

Art.62. Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo: 

I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados.

Embora o primeiro requisito esteja preenchido (atividade externa), a incompatibilidade com a fixação de horário de trabalho raramente se configura. Isso ocorre, ainda mais hoje, porque o empregador tem meios para verificar o andamento das atividades de forma remota.

A não ser que você receba uma avaliação jurídica específica para o seu caso, o mais indicado é sempre realizar o controle e respeitar as jornadas de trabalho. 

Às 8h diárias e limite de 44h semanais são as mais comuns, mas também já existe a possibilidade de criar escalas de 12h de trabalho seguidas de 36h de descanso.

Como realizar um bom controle de jornada?

Só é possível realizar um controle de jornada de campo efetivo com soluções de geolocalização. O motivo é que, embora o colaborador possa realizar as marcações no papel ou planilha, não há como auditar os dados se não temos como confirmar onde o profissional esteve.

Como o Fieldlink é uma solução que ajuda você a superar os principais desafios do serviço externo, há também ferramentas para fazer o controle de jornada de trabalho. A coleta acontece com o uso do celular do colaborador, com o envio pelo próprio profissional ou captura automática de dados, dependendo do caso.

Veja algumas das funcionalidades:

• coleta de telemetria (distâncias percorridas) por app;
• gerenciamento de agendas;
• localização em tempo real;
• controle de atividades;
• definição de horário de trabalho de cada time/colaborador;
• declaração de feriados, com inclusão automática na agenda;
• declaração de pausas via ferramenta.

Sendo assim, além de realizar o controle de jornada de trabalho, é possível auditar as informações enviadas pelo colaborador, com dados sobre tempo e localização. Portanto, preveni-se erros e fraudes no processo, permitindo que a empresa esteja segura em relação à legislação trabalhista e tenha informações para acompanhar o desempenho.

Para conhecer as diversas soluções para facilitar a gestão de equipes, como checklists flexíveis, relatórios, formulários e agenda digitais, confira as ferramentas do FieldLink!