Conheça as vantagens de realizar uma gestão de atividades eficiente

Por mais eficiente que a sua equipe seja, demandas sem uma gestão de atividades eficiente podem gerar atrasos, retrabalho e sobrecarga nos seus colaboradores.

Quando o foco é aumentar a produtividade de equipes, a gestão de atividades é um dos processos que pode ajudar — e muito! — o seu time. Por meio dela, fica mais fácil visualizar o que é prioridade e até mesmo desenhar planos de ação para executar demandas.

Se você quer saber mais sobre esse tema, continue a leitura e conheça, a seguir, quais são as vantagens de realizar um bom controle de tarefas.

Diminuição de retrabalhos

Vamos supor que hoje um determinado setor da sua empresa tenha apenas 2 colaboradores:

• João, que está na empresa há 5 anos e foi responsável por criar a maioria dos processos do setor;
• Maria, que entrou há 6 meses e foi treinada pessoalmente por João, aprendendo tudo que ele sabia.

Tendo apenas uma pessoa para treinar, é natural que João consiga dar atenção à sua colega e passar suas demandas da forma que aprendeu.

Agora imagine outro cenário: João segue há 5 anos na empresa, mas em vez de 2 pessoas no time, são 20, ou até mesmo 200! Se torna inviável que uma pessoa só consiga fazer todo esse trabalho.

Por isso, pensando em escalabilidade de processos, o ideal é que desde o início João tenha documentado a melhor forma de realizar suas demandas, criando guias e playbooks para que os novatos consigam consultar quando tiverem dúvidas, evitando retrabalho e otimizando sua gestão de atividades.

Redução de custos

Quando você não tem uma visão geral das atividades da sua equipe, fica muito mais difícil entender quais são as reais necessidades dela.

Por exemplo: você percebe que o time está demorando muito para realizar uma atividade x. Sem uma ferramenta de gerenciamento de demandas, você precisará conversar individualmente com cada colaborador para entender os motivos dessa demora. Já com a ferramenta, ficará muito mais fácil entender as especificidades na realização das demandas de cada colaborador.

Com o controle das atividades que a sua equipe precisa realizar e uma visão macro do que está acontecendo, fica muito mais fácil entender onde estão os gargalos enfrentados pela sua equipe e, consequentemente, entender quais demandas e pessoas precisam de treinamentos específicos.

Ao saber exatamente onde deve investir, fica muito mais fácil focar em treinamentos, ferramentas e desenvolvimento para sua equipe, evitando gastos desnecessários com atividades que não trariam o resultado esperado naquele determinado momento.

Redução de riscos para os colaboradores

Por meio de ferramentas que permitem a documentação de estratégias e demandas, fica muito mais claro para toda a equipe como realizar tudo de forma alinhada.

Com mais processos, é natural que a necessidade de tomar decisões de forma aventureira seja menor, uma vez que os membros da sua equipe saberão exatamente o que precisa ser feito em determinada atividade.

Isso reduz os riscos para os colaboradores e também a margem de erros nas atividades.

Aumento da agilidade nos processos

Ao utilizar processos bem elaborados, os colaboradores se tornam mais seguros para executar suas demandas. Por estar tudo documentado em um passo a passo, fica mais fácil entender exatamente o que deve ser feito.

Por meio do controle de tarefas, é possível listar todas as demandas, definir prioridades e urgências, além de estabelecer prazos e acompanhar a execução das demandas — o que faz com que os colaboradores passem a entregar com mais qualidade e rapidez.

Delegação correta e efetiva de atividades entre os setores

Com a visão geral de um projeto de trabalho, fica muito mais para o gestor entender e mediar dúvidas que possam surgir, além de ser possível remanejar as atividades entre colaboradores, evitando pessoas ociosas ou sobrecarregadas — o que melhora a qualidade de entrega e também a qualidade de vida dos colaboradores.

Utilizando ferramentas de gestão de atividades, sua empresa evita gastos desnecessários, além de ficar muito mais fácil entender as reais necessidades de cada equipe. E se isso já não fosse bom o suficiente, com o avanço tecnológico já surgiram no mercado ferramentas completas que permitem a realização de todas essas tarefas de forma online, uma delas é a FieldLink.

Se você gostou de aprender sobre controle de tarefas e como realizar uma gestão de atividades eficiente, veja como um aplicativo para gestão de equipes externas pode otimizar tempo e recursos.