Digitalização de processos: como pode aumentar a produtividade da equipe

Ao longo dos séculos, a tecnologia demonstrou ser o elemento mais crítico para viabilizar altos saltos na eficácia, eficiência e produtividade do homem e das empresas. Hoje, os maiores saltos ocorrem pela digitalização de processos.

É importante observar que a digitalização beneficia todos os departamentos e equipes de um negócio.

Normalmente, associamos essa tendência com setores que apresentam maior nível de burocracia. Porém, mesmo aqueles que são mais dinâmicos em suas atividades, como o departamento comercial e a equipe de vendas externas, apresentam processos que podem ser otimizados com a digitalização.

O que é digitalização de processos

Digitalização de processos é um termo usado de forma bem abrangente.

Em princípio, ele se refere à transição de processos analógicos para processos que empregam tecnologias digitais. Por exemplo, quando o controle de visitas a clientes para de ser realizado no papel e passa a ser feito por meio de planilhas, temos a digitalização desse processo.

Na prática, porém, também falamos em digitalização quando ocorre a transição de processos que já são digitais para outros, também digitais, com tecnologia mais moderna. Quando o controle de visitas a clientes passa das planilhas para um software específico, com a implementação do CRM, isso também é considerado uma forma de digitalização.

Além disso, também acaba ocorrendo confusão entre digitalização de processos e automação de processos. Eles não são a mesma coisa, mas frequentemente caminham juntos.

A automação consiste na transição de processos executados manualmente para processos auto executáveis. Logicamente, isso envolve algum tipo de tecnologia. Portanto, conforme um processo avança na escala do digital, em algum ponto ele tende a passar por essa transição.

Vamos usar novamente o exemplo do controle de visitas a clientes. Existem ferramentas que permitem ao gestor criar checklists padronizados de visita em função do objetivo.

Criação de formulários na plataforma FieldLink

Quando a equipe de vendas insere dados no sistema, o software usa esses dados para produzir relatórios gerenciais, que podem ser usados pelo gestor na tomada de decisões. Assim, quando o processo é digitalizado com o CRM, ele também é automatizado, de maneira parcial ou total.

Benefícios da digitalização de processos

Realizar a digitalização de processos envolve investimento de tempo e recursos financeiros, além dos esforços para implementação. Porém, isso não é um obstáculo, tendo em vista os benefícios que acompanham a transição para processos digitais.

1. Aumento da eficácia

Eficácia é um conceito que se refere à concretização de resultados. Uma atividade eficaz é aquela em que os resultados pretendidos são alcançados. Em outras palavras, refere-se a fazer as coisas certas.

A digitalização de processos ajuda a aumentar a eficácia, porque possibilita reduzir a ocorrência de erros. Na realidade, isso é um efeito principalmente da automação. Quando um processo é automatizado, os erros humanos são eliminados. Com isso, ele se torna mais eficaz.

2. Aumento da eficiência

Eficiência é um conceito relacionado à quantidade de recursos necessários para cumprir uma tarefa. Quanto menos recursos, maior a eficiência. Assim, refere-se a fazer as coisas do jeito certo.

Com a digitalização de processos, você precisa de menos pessoas, tempo e até materiais para realizar as mesmas atividades. Ela viabiliza fazer mais, com menos. Portanto, esse é um caminho para aumentar a eficiência.

3. Aumento da produtividade

A produtividade é o resultado da combinação entre eficácia e eficiência. É importante notar que, separadamente, nenhum desses conceitos é ideal. Não adianta fazer as coisas certas, do jeito errado — e nem fazer as coisas erradas, do jeito certo.

Como já foi apontado nos itens anteriores, a digitalização permite fazer as coisas certas, reduzindo os erros, do jeito certo, reduzindo o consumo de recursos. Dessa forma, o efeito é um aumento da produtividade das equipes, dos departamentos e da empresa como um todo.

4. Otimização do aproveitamento da equipe

A partir do momento em que a produtividade da equipe aumenta, ela pode ser melhor aproveitada em atividades que geram mais valor para o negócio. Por exemplo, se os vendedores não precisam passar horas preenchendo planilhas e relatórios, eles terão mais tempo para fazer o que realmente importa: visitar prospectos e fechar negócios.

Vale a pena notar que isso traz um outro efeito positivo importante e, muitas vezes, subestimado. Do ponto de vista dos colaboradores, poder dedicar sua atenção a atividades de maior relevância e impacto é algo positivo.

Por isso, desde que a implementação seja adequada, a digitalização de processos fica longe de ser um inimigo para a equipe. Na realidade, ela pode ajudar a aumentar a motivação no trabalho e o engajamento com a organização. Assim, os colaboradores tendem a apresentar um desempenho ainda melhor.

5. Impulso estratégico

Com a empresa mais produtiva e os colaboradores direcionados para atividades que geram valor real, o resultado é um impulso estratégico forte. Em outras palavras, a empresa deve avançar de maneira ainda mais assertiva e acelerada em direção aos seus objetivos estratégicos.

Isso significa que será possível observar maior faturamento, mais lucratividade, concretização de planos de crescimento e expansão. Tudo é um efeito indireto da digitalização de processos.

Porque investir em digitalização de processos

Se os benefícios apresentados até aqui não foram suficientes para formar uma visão favorável da digitalização de processos, ainda existe mais um motivo — possivelmente, o mais importante de todos — para investir nessa tendência.

O motivo é, justamente, que se trata de uma tendência. Ou seja, muitas empresas, possivelmente no seu setor, já perceberam a importância da digitalização e estão implementando tecnologias para fazer a transição em seus processos.

Isso significa que, se a sua empresa agir rapidamente, ela vai estar entre as líderes desse movimento. Ela vai aproveitar o potencial da digitalização como diferencial, que traz uma vantagem competitiva no mercado.

Por outro lado, se a sua empresa demorar para agir, ela vai ser apenas uma seguidora do movimento. Não haverá vantagem competitiva. Pelo contrário, eventualmente sofrerá uma pressão para a digitalização, visando evitar uma posição desfavorável frente aos concorrentes.

Digitalização de processos como forma de inovação

Vale a pena reforçar que a digitalização de processos é uma forma de inovação.

Nem todas as inovações envolvem criar novos produtos e serviços. Aprimorar um processo por meio da implementação de tecnologias digitais também é inovar.

Por exemplo, uma das maiores inovações da Amazon não foi a criação da plataforma de e-commerce em si. Em vez disso, foi o desenvolvimento de processos logísticos otimizados para assegurar a entrega mais rápida.

O poder da inovação nos processos está em seu caráter de ruptura com as práticas existentes. Se todas as empresas já adotaram uma prática, não há ruptura.

Nesse caso, ainda que sua empresa inove internamente, ela não vai conseguir converter essa inovação em um fator de diferenciação externa. Mais uma vez, fica claro que agir rapidamente é fundamental para capitalizar a digitalização a favor da sua empresa no mercado.

Nesse artigo, você entendeu melhor o que é digitalização de processos e como essa tendência, se for seguida no tempo certo, pode beneficiar sua empresa. O passo seguinte é avaliar quais processos podem passar pela transição e quais são as soluções em tecnologia mais adequadas.

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